Einsatz von SAP im öffentlichen Sektor Österreichs
Die Herausforderung
Vor über 20 Jahren hat das Land Tirol SAP eingeführt. Die DVT (Daten-Verarbeitung-Tirol) GmbH nimmt als Tochterunternehmen die IT-Agenden des Landes wahr und begleitet den SAP-Einsatz von Beginn an. Aufgrund der herausfordernden und speziellen Aufgaben ist es dem Land Tirol und DVT wichtig, sich beim SAP-Einsatz auf starke Partner verlassen zu können. Die ATSP ist seit vielen Jahren ein zuverlässiger Partner des Landes Tirol, um das SAP-System des westösterreichischen Bundeslandes erfolgreich zu betreiben und weiterzuentwickeln. In diesem SAP Best Practice profitiert das Land Tirol von der Erfahrung und der zukunftsorientierten Ausrichtung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ATSP.
Die Herausforderung besteht in der laufenden Betreuung der eingesetzten Module und in der Abwicklung von ausgewählten Schlüsselprojekten – immer in Absprache mit den verschiedenen Abteilungen des Landes.
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Die Herangehensweise
Vier besonders herausfordernde Schlüsselprojekte verdeutlichen die Expertise von ATSP in Zusammenarbeit mit dem Land Tirol:
Haushaltsreform: Das Land Tirol hatte die haushaltsrechtlichen Vorgaben gemäß Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 2015 (VRV 2015) umzusetzen, welche die Form und Gliederung der Voranschläge und Rechnungsabschlüsse der Länder und Gemeinden neu regelt.
Eingangsrechnungs-Workflow: Im Zuge der Digitalisierung für die Erfassung, Genehmigung und Prüfung von Eingangsrechnungen zwischen den anweisenden Stellen und den Rechenstellen des Landes Tirol war eine komplette digitale Prozessabwicklung und Workflowüberarbeitung nötig.
Immobilienmanagement: Die Immobilienbewirtschaftung beim Land Tirol wird durch den Einsatz des SAP-Moduls RE-FX abgewickelt. Phase 1 (Stammdatenverwaltung in der architektonischen Sicht und in der Nutzungssicht sowie Dokumentenablage) konnte ATSP bereits erfolgreich abschließen. In der laufenden Phase 2 erfolgt nun die Integration mit dem SAP-Rechnungswesen für vollintegrierte Verrechnungsprozesse.
Instandhaltung: In der Landesbaudirektion, speziell in der Fahrzeug- und Maschinenlogistik, hat der Einsatz der SAP-Instandhaltung eine sehr lange Tradition. Technische Plätze und Equipments werden verwaltet, Instandhaltungsaufträge in den Werkstätten abgewickelt.
Die Lösung
In der Haushaltsreform des Landes Tirol kümmerte sich ATSP um den Anpassungs- bzw. Neuentwicklungsbedarf vorwiegend in den Bereichen Finanzwirtschaft, Haushaltsmanagement und Anlagenbuchhaltung. Zusätzlich wurden Prozesse für Rechnungsabschlussauswertungen entwickelt sowie die Aktualisierung der Schnittstellen zur Statistik Austria vorgenommen.
ATSP hat den Eingangsrechnungs-Workflow vollumfänglich digitalisiert und optimiert. Die Digitalisierung des Workflows und die verbesserte Prozessabwicklung kommen dem Land Tirol speziell in Zeiten, in denen Mitarbeiter und Führungskräfte flexibel und ortsungebunden arbeiten müssen, zugute.
Die Immobilienbewirtschaftung beim Land Tirol wurde durch das SAP-Moduls RE-FX digitalisiert und aktualisiert. Dadurch ist es dem Land Tirol nun möglich, mit vollintegrierten Verrechnungsprozessen für Mieten und Nebenkosten zu arbeiten.
In der Landesbaudirektion, speziell in der Fahrzeug- und Maschinenlogistik, sind überschaubare, abgeglichene Daten von höchster Wichtigkeit, um die Mobilität und Instandhaltung des gesamten technischen Equipments immer im Blick zu haben. Dank des neuen und verbesserten Workflows, sowie dem neuen Schnittstellenmanagement hat die Landesbaudirektion nun den größtmöglichen Überblick. ATSP führte hier einen Workflow zum Anlagen-/Equipmentabgleich ein und entwickelte eine Schnittstelle zur Übernahme von Ladedaten der E-Fahrzeugflotte des Landes.
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