e-Signatur - Schluss mit der Papierwirtschaft.
Die Herausforderung
Wie kann eine sinnvolle Digitalisierung schnell, einfach und nachhaltig die Effizienz von Prozessen steigern, Kosten sparen und wiederkehrende manuelle Tätigkeiten überflüssig machen?
Bislang war das mehrstufige Verfahren in Krankenhäusern die Regel:
Patient kommt ins Krankenhaus – Formular muss unterschrieben werden
– Formular wird gedruckt – Patient unterschreibt – Formular wird gescannt.
Dabei werden die Formulare ausgedruckt und unterschrieben, händisch eingescannt und weiter archiviert.
Die zentrale technische Hürde bei diesem Projekt ist die optimale Integration der e-Signatur inklusive einer idealen Anbindung an die bestehende IT-Infrastruktur, um effizient, sicher und ressourcenschonend mit den Kundendaten arbeiten zu können.
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Die Herangehensweise
Mit unseren Partnern den tirol kliniken und rit-consulting wurde der Prozess mittels E-Signatur vollständig digitalisiert. Das Ziel ist es die Patientenformulare vollständig und ohne Papierverwaltung in die angeschlossenen IT-Systeme zu integrieren.
Die tirol kliniken könnten damit im Jahr 2021 rund 9.000 Verpflichtungserklärungsformulare digital signieren. Das bedeutet, dass pro Jahr rund 50 Stunden Scanarbeit, rund 18.000 Blatt Papier und 2/3 der Arbeitsschritte eingespart werden.
Die von uns entwickelte zielgenaue Schnittstelle samt passgenauer Einbindung in den Prozess, konnte die Arbeit der beteiligten Akteure erheblich erleichtern und viel Zeit und Ressourcen sparen. Ein weiterer Vorteil ist, digital unterschriebenen Formulare auf dem Weg zum Scannen nicht verloren gehen können. Es war mit einer kleinen Maßnahme möglich, eine große Wirkung zu erzielen.
Die Lösung
Der Patient kommt ins Krankenhaus, unterschreibt am Sign-Pad mittels biometrischer Signatur und das signierte Dokument wird automatisch digital angehängt und direkt am Fall archiviert.
Bei Bedarf kann auf Wunsch des Patienten das signierte Dokument gedruckt und zur weiteren Verwendung in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Laut Erfahrung ist dies aber die Ausnahme.
Ziel der tirol klinken war es, die alltäglichen Verwaltungsabläufe zu vereinfachen. Durch die Zusammenarbeit mit unserem Partner rit-consulting ist es uns gelungen, mit diesem Prozess, mehr Effizienz durch sinnvolle Digitalisierung zu ermöglichen.
Zusammenfassend kann gesagt werden: e-Sign- Kleine Umstellung mit großer Wirkung
Barbara Rammerstorfer
IT-Systemspezialistin Tirol Kliniken
„Wir freuen uns mit Hilfe des e-Signatur-Agent im Bereich der Patientenaufnahme nicht notwendige Ausdrucke und Arbeitsschritte vermeiden zu können. Ein Beispiel für sinnvolle Digitalisierung mit Mehrwert im Krankenhaus“
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