Erfolgreiche ERP-Studie in der französischsprachigen Schweiz
Die Herausforderung
Das Centre Hospitalier Universitaire Vaudois (CHUV) beabsichtigte, durch diverse strategische Projekte ihre Informations- und Kommunikationstechnologien (ICT) zu modernisieren. Eines der Projekte betraf den Bereich der Patientenadministration und im Weiteren den gesamten ERP-Bereich.
Mit der Beauftragung einer ERP-Studie soll eine mögliche Einführung von SAP überprüft werden. Ziel für das CHUV war es, die technische Machbarkeit sowie das fachliche Vorgehen einer Ablösung der betroffenen Systeme für die Patientenadministration (AXYA) und für die ERP-Applikation (QUALIAC) zu analysieren und zu überprüfen.
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Die Herangehensweise
Zur Erarbeitung dieser strategisch geplanten Studie wurden im Vorfeld die der ATSP zur Verfügung gestellten Dokumentationen genauestens analysiert, bevor mit den betroffenen Fachbereichen Workshops durchgeführt wurden.
Am Ende der Workshops sollten folgende Fragen geklärt sein:
• Welche hauptsächlichen Systeme sind für die Prozesse heute im Einsatz und mit welchen anderen Systemen kommunizieren diese?
• Welche Teilprozesse sollen in die ERP-Einführung gelangen?
• Wie sollen die einzelnen (Teil-)Prozesse in Zukunft ablaufen und welches sind die dazu notwendigen organisatorischen Grundsätze?
• Welches ist der hauptsächliche Output aus den einzelnen (Teil-)Prozessen (Formulare etc.)?
• Welches sind aus Sicht des Spitals die hauptsächlichen Optimierungspotenziale und welche Erwartungen werden an ein integriertes ERP-System gestellt?
Auf Stufe C-Level wurden Interviews mit dem Management geführt. Diese Interviews sollten Klarheit über folgende Punkte bringen: Projektart, ERP-Strategie, Basisbetrieb, Implementierungsszenarien und Einschätzung der Projektkosten.
Im Anschluss wurden die Interviews ausgewertet, analysiert und zu einer aussagekräftigen Studie zusammengefasst. Eine Präsentation vor dem Management des CHUV schloss die Studie ab.
Die Lösung
Die Studie gab Antworten auf folgende Zielsetzungen und Fragestellungen:
• ERP-Strategie
Welche ERP-Strategie verfolgt das CHUV? Welcher Funktionsumfang (Scope) ist dafür sinnvoll? Mit welchem Nutzen kann das CHUV rechnen?
• Projektvorgehen
Welches Projektvorgehen sollte gewählt werden, um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten?
• Einführungsvarianten/Zeitplan
Welche Einführungsvarianten gibt es und wie sieht ein realistischer Zeitrahmen für die empfohlene Variante aus?
• Auswirkungen auf Prozesse und Organisation
Welche Auswirkungen sind bei der ERP-Einführung auf die Prozesse und die Organisation zu erwarten? Welche Grundlagen sind vor der ERP-Einführung zu erarbeiten?
• Betriebs- und Supportmodell
Welches Betriebs- und Supportmodell des neuen ERP-Systems ist für das CHUV sinnvoll? Wie ist ein allfälliger Aufbau eines Competence Centers sicherzustellen?
• Risikobetrachtung/Erfolgsfaktoren
Welche Risiken bestehen bei der ERP-Einführung und welche Erfolgsfaktoren sind zu berücksichtigen, um diese Risiken zu minimieren?
• Ressourcen/Budget
Welche Ressourcen (personell, finanziell) sind für das Projekt bereitzustellen?
Die ERP-Studie gab dem Management des CHUV schlussendlich eine Grundlage zur Entscheidung, wie in Bezug auf die Modernisierung ihrer ERP-Landschaft weiter vorgegangen werden soll.
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